Programmet er avtalt mellom dirigent og musiker i forkant. Det er praktisk at koret/orkesteret har èn kontaktperson som musikerne kan forholde seg til i forkant av seminaret. Ved alle konserter og samarbeid har Musikk i Hedmark én produsent som er ansvarlig for kontakten med arrangør. Alle henvendelser kan gjøres hit. Navn og kontaktinformasjon på produsenten står i kontrakten.

Hvis det skal være konsert bør billettsalget begynne én time før konsertstart. Det er arrangøren selv som er ansvarlig for denne jobben. Konsertarrangør (koret/orkesteret) kan gjerne tilby forhåndssalg av billetter.

Hvis samarbeidet dreiser seg om en konsertproduksjon som en del av en konsertserie, er det Musikk i Hedmark som utarbeider plakater, annonser og flygeblad. Er samarbeidet et enkeltoppdrag varierer dette noe.

Hvis det er behov for overnatting har Musikk i Hedmark ordnet dette i forkant, hvis ikke annet er avtalt.